Konosament
Przypadkiem szczególnym wystawiania BL jest sytuacja, gdy kontrakt handlowy realizuje się za pomocą akredytywy (letter of credit). Spedytor musi wiedzieć o akretdytywie już na początku sporządzania oferty.
Akredytywa dokumentowa w obrotach zagranicznych jest pisemnym zobowiązaniem banku importera do wypłacenia eksporterowi należności w zamian za złożenie dokumentów reprezentujących towar. Pomimo, że akredytywę otwiera się w związku z umową kupna-sprzedaży, jest ona zobowiązaniem samoistnym i od niej niezależnym. W rozliczeniach tego typu zleceniodawcą jest importer, zlecający swojemu bankowi otwarcie akredytywy na rzecz eksportera, nazywanego beneficjentem akredytywy, który otrzyma swoją zapłatę po wypełnieniu ustalonych warunków.
Zapłatę ze strony banku lub jej zabezpieczenie uzależnia się od spełnienia przez beneficjenta akredytywy określonych w niej warunków. Dowód spełnienia musi wynikać z prezentowanych dokumentów.
Konosament i akredytywa
Z tego ostatniego warunku wynika, że spedytor musi znać tak zwane klauzule transportowe znajdujące się w akredytywie. Określają one m.in. rodzaj wystawianego dokumentu,najpóźniejszą datę wysyłki i datę złożenia dokumentów, a zdarza się niekiedy że określają, jakiej bandery ma być statek przewożący towar lub jaka bandera jest wykluczona [1], zakaz przeładunków itp.
Już konstruując ofertę, spedytor musi przedstawić taką, która spełni warunki akredytywy.
Wystawienie zasadniczego dokumentu, jakim jest Bil of Lading, wymaga szczególnej uwagi. Jego treść musi być co do kropki (sic!) zgodna z treścią akredytywy. Dlatego zazwyczaj najpóźniej w momencie wystawiania dokumentów należy poprosić klienta o kopie LC, chyba że doświadczony eksporter zawrze w zleceniu wszystkie potrzebne instrukcje.
Zwalnianie towaru na podstawie konosamentu
Wystawiony oryginał konosamentu zawsze otrzymuje załadowca. Jest właścicielem towaru nawet wówczas, gdy cały transport opłaca nabywca.
Ani armator, ani spedytor nie ma prawa wydać towaru bez otrzymania oryginału Bill of Lading, jeśli taki został wystawiony. W praktyce odbiera się 3 wystawione egzemplarze. Jeśli odbiorca ładunku nie dysponuje trzema egzemplarzami, powinien przedstawić oryginał indosowany przez upoważniony do tego podmiot.
Trzeba też pamiętać, że konosamenty nigdy nie są wysyłane razem z towarem. Zawsze wysyła się je pocztą kurierską, z czego klienci przyzwyczajeni do przesyłek całopojazdowych i lotniczych mogą nie zdawać sobie sprawy. Wyjątkiem są przesyłki kontenerowe na krótkich europejskich dystansach, gdy czas transportu jest bardzo krótki. Wówczas można wysłać dokumenty pocztą kapitańską.
Niedoświadczeni w transporcie morskim klienci mogą nie zdawać sobie sprawy, że żadne dokumenty nie towarzyszą przesyłkom morskim. Jeśli dostawca nieopatrznie włożył faktury handlowe do przesyłki lub do kontenera, są one absolutnie nieprzydatne do odprawy celnej. Nie wolno bowiem otworzyć kontenera bez zgody urzędu celnego, zaś ten zawsze najpierw zawsze dokumentów.
Można jednak stosować inne rozwiązanie – zwalniania elektronicznego.
Zwalnianie elektroniczne
Posługiwanie się oryginałami konosamentów jest konieczne, gdy wysyłający chce zabezpieczyć otrzymanie płatności za towar lub kosztów transportu. Jeśli jednak rozliczenia między partnerami ureguluje się przed wysyłką lub w trakcie transportu, można zastosować zwolnienie elektroniczne.
Najprostszą metodą jest wystawienie zamiast oryginału Bill of Lading dokumentu bardzo podobnego w formie i treści, nazywanego Sea Waybill. Jest to dokument elektroniczny zapisany w systemie elektronicznym armatora. Sea Waybill jest zawsze imienny. Choć można (i przeważnie robi się to ze względów praktycznych) wydrukować jego papierową kopię, to do odbioru towaru nie jest potrzebne przedstawienie papierowego dokumentu.
Inna formą elektronicznego dokumentu stosowanego przede wszystkim przy przesyłkach LCL jest Express Release Bill of Landing. W praktyce ma takie samo zastosowanie, jak Sea Waybill.
Także w przypadku wystawienia oryginału Bill of Lading, możliwe jest jego elektroniczne zwolnienie, choć tylko w przypadku konosamentów imiennych. Posiadający konosament – shipper, zamiast wysyłać dokumenty do odbiorcy, może je zwrócić wystawiającemu (armatorowi lub spedytorowi). Biuro, do którego zwrócono wszystkie oryginały, informuje o tym swojego agenta w porcie przeznaczenia, przesyłając drogą e-mailową kopię oryginału ze stemplem TELEX RELEASE lub TLX RELEASE. Stosuje się też stempel SURRENDERED. Załadowca zazwyczaj również otrzymuje taką kopię i przesyła ją droga elektroniczną do odbiorcy. Spedytor czy agent armatora jednak nie może uznać kopii otrzymanej od odbiorcy. Informacje o tym, że ładunek został zwolniony, musi otrzymać w sposób niebudzący wątpliwości od wystawcy Bill of Lading. Jeśli odbiorca przedłoży taką kopię, musi ją u wystawcy potwierdzić.
Niektórzy armatorzy (MSC) zrezygnowali z przesyłania ostemplowanej kopii. Ograniczają się tylko do wysłania do biura odbiorczego wiadomości o zwolnieniu ładunku przewożonego pod określonym Bill of Lading.
Forwarder’s Certificate of Receipt
Szczególnym rodzajem dokumentu, którego, choć rzadko, czasem się wymaga, jest FCR – Forwarder’s Certificate of Receipt. Wystawiany przez spedytora, stosowany jest przy przesyłkach na warunkach EXW (z zakładu), gdy zlecającym przewóz jest odbiorca, a wszelkie rozliczenia między partnerami handlowymi są uregulowane. Sprzedający ma obowiązek dostarczyć towar desygnowanemu spedytorowi i z tą chwilą towar staje się własnością kupującego. Dopiero wtedy dostawca dostaje pokwitowanie przyjęcia towaru do dalszego przewozu, czyli dokument FCR. FCR nie jest listem przewozowym i nie jest dowodem zawarcia umowy o przewóz. Odbiorca nie musi przedstawiać oryginału tego dokumentu, by otrzymać towar.
MBL i HBL
Gdy wystawia się konosament, główne zasady są takie same zarówno dla tych wystawianych przez armatorów, jak i spedytorów. Dlaczego więc często wystawia się dwa dokumenty?
Zazwyczaj po to, aby zabezpieczyć płatność za fracht, gdy przesyłkę nadaje się frachtem nieopłaconym i gdy spedytor chce ukryć swoją marżę przed klientem. Innym przypadkiem jest, gdy spedytor konsoliduje przesyłki od kilku dostawców dla jednego odbiorcy.
Spedytor zleca armatorowi wystawienie BL, na którym jako shipper wpisuje się spedytora kraju nadania. W polu consignee wpisuje się wtedy spedytora kraju dostawy. Ten konosament nazywamy Master Bill of Lading (MBL). [2]
Spedytor natomiast wystawia swój BL (w przypadku większości spedytorow w Polsce, jest to FIATA BL). W przypadku konsolidacji nawet kilka, gdzie w polu shipper wpisuje się eksportera, a w polu consignee finalnego odbiorcę. Ten konosament nazywany jest House Bill of Lading (HBL). W HBL zawiera się także informacja, jaki spedytor w kraju przeznaczenia jest agentem odbiorczym wystawiającego. Przy zastosowaniu takiego rozwiązania, załadowca/załadowcy otrzymują tylko HBL i może być on przesłany do odbiorcy lub zwolniony procedurą zwolnienia elektronicznego.
Jeśli spedytorzy odpowiednio się umówią MBL może mieć formę dokumentu elektronicznego SWB lub Express BL.
[1] Bandera statku oznacza miejsce jego rejestracji. Statek podlega prawom państwa, w którym jest zarejestrowany. Określenie bandery może wynikać z polityki protekcyjnej państwa importera wobec własnej floty. Może wiązać się z zakazem używania statków państwa, z którym pozostaje we wrogich stosunkach. Wiele akredytyw wystawianych w państwach arabskich zastrzega, że nie można transportować towaru statkiem bandery izraelskiej, ani żadnym innym, który zawija do izraelskich portów. Niektóre klauzule wręcz mogą narzucić armatora.
[2] Master – kapitański, domyślnie wystawiany przez armatora.