Spedytor morski i klient są ze sobą połączeni wspólnym interesem. Zdarza się, że klient chce się wzbogacić kosztem spedytora, bywa też tak oczywiście w drugą stronę. By zabezpieczyć się przed takimi sytuacjami, opracowano szereg procedur mających zapewnić optymalne przeprowadzenie każdego zlecenia.
Spedytor morski i procedury proklienckie
W międzynarodowym transporcie towarów spedytor morski działa w silnym połączeniu z klientami. By chronić interesy zarówno jednej, jak i drugiej strony, opracowany został szereg procedur, które tak ułatwiają, jak i zabezpieczają współpracę. Przed jakimi wyzwaniami staje spedytor morski w kontaktach z klientami?
Import:
- Po otrzymaniu zlecenia od handlowca spedytor kontaktuje się z klientem przedstawia się i informuje go o tym że organizuje przesyłkę.
- Jeśli zlecenie wpłynęło bezpośrednio do spedytora potwierdza klientowi otrzymanie zlecenia i ewentualnie ustala brakujące szczegóły.
- Po ustaleniu z agentem szczegółów wysyłki informuje klienta
- W przypadku niezgodności między zleceniem a deklarowaną przez dostawcę (shippera) ilością ładunku natychmiast informuje o tym klienta
- Także w razie wystąpienia problemów które mogły by wpłynąć na opóźnienie wyjścia przesyłki informuje o tym od razu klienta podając powody a jeśli usuniecie przeszkód zależy od działania klienta (np. kontakt z załadowcą) daje klientowi dokładne wskazówki jakie działania powinny być podjęte
- Po wyjściu towaru z portu nadania informuje klienta o tym a po otrzymaniu kopii BL natychmiast wysyła ją do klienta.
- Uzgadnia wstępnie miejsce odprawy celnej i informuje o potrzebnych do odprawy dokumentach
- Na 10 dni a następnie na 5 przed ETA przesyłki sprawdza u armatora gdzie znajduje się przesyłka i informuje o tym klienta droga mailową – wskazany także kontakt telefoniczny
Najpóźniej na 5 dni przed potwierdzonym ETA spedytor morski kontaktuje się z klientem:
- Potwierdza czas przybycia do portu
- Przypomina o konieczności przesłania BL jeśli nie ma zwolnienia telexowego
- Prosi o dokumenty do oprawy celnej
- Uzgadnia orientacyjny czas dostawy do klienta
- Po przybyciu przesyłki do portu informuje klienta o przybyciu. Jeśli przesyłka się opóźnia także o tym informuje podając powody
- Po odprawie informuje o zakończeniu odprawy celnej i potwierdza termin dostawy do klienta podając dane kierowcy i samochodu. O wszelkich występujących problemach natychmiast informuje klienta.
- Po zakończonej dostawie dzwoni do klienta „kontrolnie” pytając czy wszystko w porządku ewentualnie wysłuchując zastrzeżeń (o zastrzeżeniach informuje WM)
- Na zakończenie rozmowy NIEZBĘDNE pytanie kiedy możemy liczyć na następne zlecenie. Jeśli taka informacja padnie należy to co najmniej na 10 dni przed podanym terminem zadzwonić i zapytać o ta przesyłkę. Jeśli termin nie padnie to w zależności od przebiegu rozmowy należy zadzwonić w ciągu następnego tygodnia lub dwóch
- Wszystkie informacje przekazywane klientowi muszą być jednoznaczne takie żeby nie wystąpiła możliwość ich innej interpretacji niż spedytor zamierzał.
Eksport:
- Po otrzymaniu zlecenia od handlowca spedytor kontaktuje się z klientem przedstawia się i informuje go o tym że organizuje przesyłkę
- Jeśli zlecenie wpłynęło bezpośrednio do spedytora potwierdza klientowi otrzymanie zlecenia i ewentualnie ustala brakujące szczegóły.
- Po ustaleniu z podwykonawcami szczegółów wysyłki (dokonaniu bukingu) informuje klienta . Ustala miejsce odprawy eksportowej
- W razie wystąpienia problemów które mogły by wpłynąć na opóźnienie wyjścia przesyłki informuje o tym od razu klienta podając powody
- Uzgadnia rodzaj BL i jego treść a następnie przesyła wzór do zatwierdzenia. W przypadku wysyłki na akredytywie zwraca szczególną uwagę na zgodność BL z akredytywą w tym celu prosi klienta o przesłanie oryginalnego tekstu akredytywy lub szczegółową instrukcje do BL
- Po wyjściu towaru z portu nadania informuje klienta podają też przybliżony czas przybycia do portu rozładunku (ETA)
- Po przybyciu przesyłki do portu informuje klienta o przybyciu. Jeśli przesyłka się opóźnia także o tym informuje podając powody.
- Po zakończonej dostawie dzwoni do klienta „kontrolnie” pytając czy wszystko w porządku ewentualnie wysłuchując zastrzeżeń (o zastrzeżeniach informuje WM) .
- Na zakończenie rozmowy NIEZBĘDNE pytanie kiedy możemy liczyć na następne zlecenie. Jeśli taka informacja padnie należy co najmniej na 10 dni przed podanym terminem zadzwonić i zapytać o tę przesyłkę. Jeśli termin nie padnie to w zależności od przebiegu rozmowy zadzwonić w ciągu następnego tygodnia lub dwóch.
Zapraszamy do kontaktu!