Procedury proklienckie

Import:

  1. Po otrzymaniu zlecenia od handlowca spedytor kontaktuje się z klientem przedstawia się i informuje go o tym że organizuje przesyłkę.
  2. Jeśli zlecenie wpłynęło bezpośrednio do spedytora potwierdza klientowi otrzymanie zlecenia i ewentualnie ustala brakujące szczegóły.
  3. Po ustaleniu z agentem szczegółów wysyłki informuje klienta
  4. W przypadku niezgodności między zleceniem a deklarowaną przez dostawcę (shippera) ilością ładunku natychmiast informuje o tym klienta
  5. Także w razie wystąpienia problemów które mogły by wpłynąć na opóźnienie wyjścia przesyłki informuje o tym od razu klienta podając powody a jeśli usuniecie przeszkód zależy od działania klienta (np. kontakt z załadowcą) daje klientowi dokładne wskazówki jakie działania powinny być podjęte
  6. Po wyjściu towaru z portu nadania informuje klienta o tym a po otrzymaniu kopii BL natychmiast wysyła ją do klienta.
  7. Uzgadnia wstępnie miejsce odprawy celnej i informuje o potrzebnych do odprawy dokumentach
  8. Na 10 dni a następnie na 5 przed ETA przesyłki sprawdza u armatora gdzie znajduje się przesyłka i informuje o tym klienta droga mailową – wskazany także kontakt telefoniczny

Najpóźniej na 5 dni przed potwierdzonym ETA kontaktuje się z klientem:

  1. Potwierdza czas przybycia do portu
  2. Przypomina o konieczności przesłania BL jeśli nie ma zwolnienia telexowego
  3. Prosi o dokumenty do oprawy celnej
  4. Uzgadnia orientacyjny czas dostawy do klienta
  5. Po przybyciu przesyłki do portu informuje klienta o przybyciu. Jeśli przesyłka się opóźnia także o tym informuje podając powody
  6. Po odprawie informuje o zakończeniu odprawy celnej i potwierdza termin dostawy do klienta podając dane kierowcy i samochodu. O wszelkich występujących problemach natychmiast informuje klienta.
  7. Po zakończonej dostawie dzwoni do klienta „kontrolnie” pytając czy wszystko w porządku ewentualnie wysłuchując zastrzeżeń (o zastrzeżeniach informuje WM)
  8. Na zakończenie rozmowy NIEZBĘDNE pytanie kiedy możemy liczyć na następne zlecenie. Jeśli taka informacja padnie należy to co najmniej na 10 dni przed podanym terminem zadzwonić i zapytać o ta przesyłkę. Jeśli termin nie padnie to w zależności od przebiegu rozmowy należy zadzwonić w ciągu następnego tygodnia lub dwóch
  9. Wszystkie informacje przekazywane klientowi muszą być jednoznaczne takie żeby nie wystąpiła możliwość ich innej interpretacji niż spedytor zamierzał.

Eksport:

  1. Po otrzymaniu zlecenia od handlowca spedytor kontaktuje się z klientem przedstawia się i informuje go o tym że organizuje przesyłkę
  2. Jeśli zlecenie wpłynęło bezpośrednio do spedytora potwierdza klientowi otrzymanie zlecenia i ewentualnie ustala brakujące szczegóły.
  3. Po ustaleniu z podwykonawcami szczegółów wysyłki (dokonaniu bukingu) informuje klienta . Ustala miejsce odprawy eksportowej
    1. W razie wystąpienia problemów które mogły by wpłynąć na opóźnienie wyjścia przesyłki informuje o tym od razu klienta podając powody
  4. Uzgadnia rodzaj BL i jego treść a następnie przesyła wzór do zatwierdzenia. W przypadku wysyłki na akredytywie zwraca szczególną uwagę na zgodność BL z akredytywą w tym celu prosi klienta o przesłanie oryginalnego tekstu akredytywy lub szczegółową instrukcje do BL
  5. Po wyjściu towaru z portu nadania informuje klienta podają też przybliżony czas przybycia do portu rozładunku (ETA)
  6. Po przybyciu przesyłki do portu informuje klienta o przybyciu. Jeśli przesyłka się opóźnia także o tym informuje podając powody.
  7. Po zakończonej dostawie dzwoni do klienta „kontrolnie” pytając czy wszystko w porządku ewentualnie wysłuchując zastrzeżeń (o zastrzeżeniach informuje WM) .
  8. Na zakończenie rozmowy NIEZBĘDNE pytanie kiedy możemy liczyć na następne zlecenie. Jeśli taka informacja padnie należy co najmniej na 10 dni przed podanym terminem zadzwonić i zapytać o ta przesyłkę. Jeśli termin nie padnie to w zależności od przebiegu rozmowy zadzwonić w ciągu następnego tygodnia lub dwóch.