Procedury bukingowe i instrukcje konosamentowe przy przesyłkach LCL

Postępowanie wobec operatora jest niemal identyczne jak omówione wyżej procedury bukingowe i instrukcje wysyłane do armatorów. Także i tu w zależności od operatora dokonujemy bukingu i wysyłamy instrukcje albo poprzez strony internetowe albo zwykłym e-mailem.

W bukingu trzeba podać:

  • Port załadunku
  • Port rozładunku
  • Ilość i rodzaj opakowań
  • Wagę
  • Objętość
  • W eksporcie zazwyczaj też magazyn konsolidacyjny (CFS), do którego ładunek zostanie dostarczony
  • Datę dostarczenia towaru do CFS lub wskazać konkretny rejs (przy bukingach przez strony internetowe)
  • Warto też podać oznaczenia znajdujące się na opakowaniach*.

Instrukcja konosamentowa musi zawierać podobnie jak w przypadku FCL:

  • Dane załadowcy (shipper)
  • Dane odbiorcy wraz z danymi kontaktowymi (consignee)
  • Dane do pola Notify, czyli kogo należy zawiadomić
  • Port załadunku
  • Port rozładunku (czasem trzeba podać też kraj)
  • Nazwę statku i nr podróży (to w zasadzie wynika już z potwierdzonego bukingu, ale nie zaszkodzi, jeśli instrukcje wysyłamy przez stronę internetową to numer pojawia się automatycznie)
  • Nazwę towaru
  • Ilość i rodzaj opakowań
  • Wagę towaru w kg Objętość w cbm
  • Oznakowania opakowań
  • Klauzule, których wymaga zleceniodawca lub akredytywa.

Obsługa Portowa

Po przybyciu ładunku do portu spedytor musi podjąć działania zlecające służbom portowym odpowiednie czynności. W imporcie wyładunek ze statku następuje bez zwłoki na zlecenie armatora, pozostałe działania odbywają się już na zlecenie spedytora. W eksporcie analogicznie załadunek na statek następuje na zlecenie armatora, ale popełnienie błędu w poprzedzających zleceniach może skutkować przykrymi konsekwencjami.

Nieco inne czynności zlecamy w przypadku obsługi pełnych kontenerów, a nieco inne w przypadku przesyłek LCL.

THC – kontenery

Standardowo każdy kontener w porcie wykonuje trzy podstawowe ruchy (moves): w imporcie to wyładunek ze statku na plac, z placu na środek transportu lądowego oraz zwrot pustego kontenera; w eksporcie odwrotnie Załadunek pustego kontenera na środek transportu lądowego, złożenie pełnego na plac i z placu na statek. Nie zdarza się by nastąpił bezpośredni przeładunek z samochodu lub wagonu na statek lub odwrotnie. Z punktu widzenia logistyki portowej jest to wykluczone. Te trzy podstawowe ruchu określa się, jako THC – Terminal Handling Charges**.

W większości krajów świata THC jest tzw. THC liniowym to znaczy, że opłatę wnosi się armatorowi, a nie służbom portowym. To armator rozlicza się z portem za wykonane ruchy. Stawki THC są stabilne i nie podlegają negocjacjom. W USA THC jest taki samo we wszystkich portach zarówno wschodniego, jak i zachodniego Wybrzeża.

Nieco inaczej wygląda sytuacja w polskich portach. Dopiero od paru lat jest wprowadzane THC liniowe, ale szereg linii jeszcze nie podpisało z portami odpowiednich umów i porty za te czynności obciążają odbiorcę lub przeważnie upoważnionego spedytora.

W dokumentach i kwotowaniach możemy się spotkać ze skrótami OTHC lub THO i DTHC lub THD. Oznaczają one odpowiednio Origin THC i Destination THC, czyli koszty portowe w porcie załadunku i porcie rozładunku

Obsługa kontenerów

Zlecenia podstawowych czynności w terminalach Gdyni i Gdańska dokonuje się poprzez ich systemy elektroniczne logując się do systemu odpowiedniego terminala kontenerowego. Jest to dość wygodny system pozwalający wystawiać odpowiednie zlecenia bez potrzeby posiadania biura portowego. Zlecenia dodatkowe i uzupełniające także można przesyłać drogą mailową.

Warunkiem korzystania z tego systemu jest podpisanie odpowiednich umów z terminalami. Jeśli takich umów nie ma trzeba korzystać z pośrednictwa którzy takie umowy zawarli. W przypadku polskich terminali korzystnieju jest zawrzeć takie umowy Natomiast jeśli chodzi o porty obce , np. w Hamburgu czy Rotterdamie, bezpieczniej jest korzystać z pomocy agentów.

Niestety i w tym przypadku brak jest standaryzacji i każdy terminal ma nieco inny system czasami te same czynności trochę inaczej się nazywają. Trzeba każdego z nich nauczyć się oddzielnie.

W imporcie

Wyładunek kontenera ze statku odbywa się na zlecenie armatora. Armator zwalania przesyłkę w systemie portowym na spedytora i wówczas inne czynności port wykonuje na zlecenie spedytora ( także wtedy, jeśli za THC rozlicza się z armatorem).

Po przybyciu ładunku w kontenerze do portu musi być dokonana odprawa celna ostateczna lub przekazowa. Urząd celny ma prawo zarządzić kontrolę zawartości kontenera – nawet 100% rewizę. Może też być konieczna kontrola sanitarna towaru lub kontroli mogą chcieć dokonać inspektorzy Wojewódzkiego inspektoratu Ochrony Roślin (WIOR). Jeśli takie żądanie przez którąś z wymienionych instytucji zostanie zgłoszone spedytor musi zlecić służbom portowym wystawienie kontenera do kontroli – jest to tak zwana „manipulacja”.

Jest to wystawienie kontenera na miejsce, gdzie na terminalu odbywają się kontrole i po odbytej kontroli przeniesienie go z powrotem do miejsca składowania. Jeśli jest zarządzona rewizja należy także służbom portowym to zlecić – na terenie portu tylko pracownicy portu mogą dokonywać jakichkolwiek operacji z ładunkiem. Przy bardzo drobiazgowej kontroli ładunek przeważnie musi być wyładowany z kontenera do magazynu, a po kontroli na powrót do niego załadowany. Na wszystkie te czynności należy wystawić zlecenie zgodnie z procedurami portowymi. Przy wszelkich kontrolach powinien być obecny przedstawiciel spedytora. Jeśli obecność pracownika firmy nie jest możliwa należy zlecić asystę przy kontroli niezależnej firmie kontrolnej, takiej jak SGS, Polcargo lub Shipcontrol.

Po zakończonych kontrolach, lub, jeśli nie były one konieczne, po zwolnieniu ładunku przez Urząd Celny i zorganizowaniu transportu lądowego (kolej lub samochód) spedytor musi zaawizować portowi podjęcie kontenera na samochód lub wagon w systemie portowym podając numer wagonu i operatora kolejowego, a w przypadku samochodu dane kierowcy numer jego dowodu tożsamości i numer samochodu. Owo zaawizowanie jest zarazem zleceniem załadownia kontenera na podany środek transportu.

Gdy pusty kontener jest zwracany na terminal także należy wystawić odpowiednią awizację w systemie terminalowym. Często puste kontenery nie są zwracane na terminal a na inne depot, wówczas odpowiednią awizację – zlecenie należy wysłać na wskazane przez armatora depot zgodnie z jego procedurą.

Zdarza się, że klient chce, aby towar dostarczyć do jego magazynu nie naczepą kontenerową, a zwykłą „plandeką”. Spedytor musi wówczas służbom terminalowym zlecić wystawienie kontenera do rozładunku pod magazyn, zlecić wyładunek do magazynu, a w odpowiednim czasie zaawizować przybycie samochodu po znajdujący się w magazynie portowym ładunek.

Eksport

Czynności, które spedytor zleca w eksporcie są w zasadzie odwrotnością tych, które zleca w imporcie.

Pierwsza czynność to odebranie pustego kontenera pod załadunek towaru. Może być on odbierany z terminalu – wtedy trzeba zastosować procedury terminalowej to znaczy zalogować się do systemu terminalowego i dokonać odpowiedniej awizacji na podjęcie pustego kontenera. Jeśli armator wskaże nam inne depot odbioru pustego kontenera, musimy zastosować procedury odpowiedniej dla tego depot.

Złożenie pełnego kontenera na terminalu także następuje poprzez awizację w systemie terminalowym, w której oprócz danych kierowcy i samochodu (lub operatora kolejowego i numeru wagonu) podaje się oczywiście numer kontenera i jego typ oraz armatora i numer bukingu, wagę towaru brutto to znaczy bez wagi kontenera, nazwę pierwszego statku (przeważnie feedera), na który kontener ma być załadowany, port wyładunku z pierwszego statku (np. Hamburg, Antwerpia) i ostateczny port przeznaczenia.

Jeśli kontener został dostarczony do portu nieodprawiony, musi zostać dokonana odprawa celna. W takim przypadku trzeba się liczyć z koniecznością wystawienia do kontenera do rewizji i samej rewizji, w której podobnie, jak w imporcie muszą uczestniczyć pracownicy terminalowi i konieczna jest też obecność firmy kontrolnej. Trzeba, więc wystawić odpowiednie zlecenia. Warto, dlatego zalecać klientom by dokonywali odprawy w miejscu załadunku towaru do kontenera.

LCL w porcie i na terminalu

  • Import

Jeśli przesyłka przychodzi na CFS śródlądowy zazwyczaj spedytor w porozumieniu z działem importu operatora i po odprawie celnej musi tylko zorganizować dostawę do klienta. Dostawa ta odbywa się zawsze transportem samochodowym.

W większości przypadków jednak obecnie przesyłki LCL przypływają do portu. Wyładunek kontenera ze statku i wyładunek przesyłek do magazynu portowego jest załatwiony przez operatora.

Operator zwalania przesyłkę w systemie portowym na spedytora i wówczas resztę czynności zleca już spedytor. To przede wszystkim załadunek przesyłki na samochód. Tu podobnie jak w przypadku kontenerów, samochód należy zaawizować w systemie portowym. ( Na BCT nazywa się to „wizyta”). Służbom portowym można tez zlecić paletyzację towaru, który przyjechał w kartonach.

Port po przyjęciu przesyłki do magazynu tworzy w swoim systemie kartę towaru. Na karcie tej m.in. znajdują się informacje o stanie ładunku. Jeśli są uwagi świadczące o tym, że ładunek przypłynął uszkodzony należy bezzwłocznie zlecić kontrolę towaru firmie kontrolnej i jednocześnie powiadomić klienta.

  • Eksport

Przesyłki drobnicowe w eksporcie dostarczane są zazwyczaj nie bezpośrednio do magazynu portowego, a do magazynu konsolidacyjnego operatora znajdującego się poza portem i często w jednym z miast w głębi kraju (Warszawa, Wrocław, Poznań, Kraków). Procedury są w tym przypadku prostsze. Po zabukowaniu przesyłki należy zawiadomić operatora, kiedy towar zostanie dostarczony i poinformować, czy towar jest już odprawiony celnie, czy też zlecamy także odprawę celną (patrz: rozdział o odprawach celnych).

 


* Klienci dość często nie zdają sobie sprawy z konieczności wyraźnego oznakowania opakowań. Klientowi warto uświadomić, że wyraźne oznakowanie pozwoli uniknąć ewentualnych pomyłek.

** Czasami pojawiają się także inne określenia tych ruchów np. CSC Container Sevice Charges , a określenie THC stosowane też jest do ładunków LCL, a także konwencjonalnych, choć zawiera nieco inny zestaw czynności. Ogólnie jednak oznacza zawsze operacje w porcie; w razie wątpliwości należy to wyjaśnić w szczegółach.